I gap comunicativi sono quei disallineamenti che si creano nel momento in cui le aspettative di comunicazione di un’organizzazione non coincidono con la comunicazione effettiva. Troviamo gap comunicativi sia che si tratti di clienti interni all’organizzazione, come possono essere i membri del team, sia che si tratti di clienti esterni. Nel progettare un piano di comunicazione efficace ed efficiente è fondamentale per le organizzazioni domandarsi: la mia comunicazione è coerente con i miei valori? Il taglio comunicativo che sto usando è facilmente comprensibile dal mio target di riferimento? La strategia comunicativa che sto implementando è adeguata al perseguimento dei miei obiettivi? Con la comunicazione che sto creando riesco a delineare la mia brand identity in modo chiaro e definito? Da qui nasce l’esigenza da parte dell’organizzazione di adottare un pensiero autocritico, finalizzato a individuare, appunto, i gap comunicativi.
Come individuare i gap comunicativi?
Nelle organizzazioni è necessario dare lo stesso peso sia alla comunicazione esterna che a quella interna. Capita che le organizzazioni stesse tendano a favorire la comunicazione esterna piuttosto che quella interna. In altri casi, invece, comunicazione interna ed esterna vengono sviluppate di pari passo ma senza essere diversificate. In questo caso manca uno studio accurato del target di riferimento, dei suoi bisogni e delle sue aspettative, del tono di voce e del timing della comunicazione stessa. Risulta quindi necessario colmare i gap comunicativi che vengono così a crearsi. Whitecup è la media company che colma i gap comunicativi.
1. La prima immagine mostra un caso di comunicazione interna non efficace. In questa situazione i messaggi vengono diffusi all’interno dell’organizzazione in maniera confusionaria, non organizzata. Il timing è asincrono, le informazioni viaggiano di bocca in bocca o di device in device senza il disegno strategico di un flusso comunicativo a monte. Il messaggio risulta così distorto, i canali di comunicazione non sono definiti e le informazioni non arrivano in modo chiaro e inequivocabile: la confusione è inevitabile. Le persone risultano disinformate o malinformate e ciò mette a rischio, di conseguenza, anche le attività e la produttività dell’organizzazione.
2. La comunicazione interna diventa efficace solo quando il flusso comunicativo è definito dall’organizzazione grazie ad una strategia a monte. Solo lo studio dei canali di comunicazione interni adeguati, del target e del tono di voce più corretto, permette di veicolare messaggi all’interno dell’organizzazione che arrivino correttamente ai destinatari e siano inequivocabili ed efficaci.
3. La situazione ideale si ha nel momento in cui comunicazione interna ed esterna sono entrambe efficaci. Per arrivare a questo equilibrio è necessario delineare una macro-strategia comunicativa a monte che sappia sapientemente coinvolgere e allineare comunicazione interna ed esterna. I messaggi devono avere, nel complesso, come fondamento gli stessi valori e le stesse caratteristiche tipiche dell’organizzazione ma la loro declinazione è importante che sia duplice, a seconda che il target sia interno o esterno. Risulta quindi fondamentale creare diverse sinergie tra i messaggi e i contenuti veicolati dall’organizzazione senza però perdere mai di vista il target di riferimento e lo scopo della singola comunicazione.